4 théories de l'organisation et du temps qui font la différence

Dans un monde où la productivité est un enjeu central, savoir gérer son temps et organiser ses tâches est essentiel pour maximiser son efficacité. Que l’on soit comptable, manager ou entrepreneur, une mauvaise gestion du temps peut vite entraîner surcharge de travail, stress et baisse de performance.

Heureusement, plusieurs théories et méthodes éprouvées permettent d’optimiser son organisation. Parmi elles, la loi de Pareto, la loi de Parkinson, la matrice d’Eisenhower et le principe du "1% better every day" se démarquent par leur simplicité et leur impact. Décryptons ensemble ces concepts et voyons comment les appliquer concrètement dans le quotidien professionnel.

Comment se concentrer sur l'essentiel ?

Formulée par l’économiste italien Vilfredo Pareto, cette loi repose sur le principe du 80/20 : 80% des résultats proviennent de 20% des efforts. Appliquée à la gestion du temps, cette règle suggère que toutes les tâches n’ont pas la même importance et que certaines génèrent bien plus de valeur que d’autres.

Comment appliquer la loi de Pareto ?

• Identifier les tâches à forte valeur ajoutée : En comptabilité, cela peut être la clôture des comptes, l’analyse financière ou le conseil client.
• Prioriser ces tâches : Plutôt que de se disperser, mieux vaut consacrer plus de temps aux missions stratégiques.
• Automatiser ou déléguer le reste : Si 80% des résultats proviennent de 20% des actions, alors les 80% restants (réunions inutiles, tâches répétitives) peuvent être optimisés ou supprimés.

🔹 Exemple concret : Un comptable peut passer des heures à trier ses emails. Or, seuls 20% des messages sont vraiment importants. Mettre en place des filtres et traiter les emails en lot permet de gagner un temps précieux.

Pourquoi est-ce que des tâches prennent plus de temps qu'elles ne devraient ?

Cyril Northcote Parkinson, historien et essayiste britannique, a formulé une observation clé : « Le travail s’étale de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement. » Autrement dit, plus on alloue du temps à une tâche, plus elle prendra de temps à être réalisée.

Comment appliquer la loi de Parkinson ?

• Se fixer des délais stricts : Plutôt que de se donner une journée entière pour finaliser un rapport, se donner 3 heures permet de rester concentré et d’éviter la procrastination.
• Utiliser la technique du time blocking : Bloquer des créneaux précis pour chaque type de tâche empêche de les faire traîner.
• Limiter les réunions et les échanges inutiles : Trop de discussions et de validations peuvent ralentir un projet. Attention à la rénionite !

🔹 Exemple concret : Un cabinet comptable prévoit une semaine pour préparer un dossier fiscal, mais si ce même dossier doit être rendu en 3 jours, il sera souvent bouclé dans ce délai réduit, sans réelle perte de qualité.

Comment distinguer l’urgent de l’important ?

Inspirée du 34ᵉ président des États-Unis, Dwight Eisenhower, cette matrice est un outil puissant pour prioriser ses tâches. Elle classe les activités selon deux critères : l’urgence et l’importance.

Appliqué au secteur de l'Expertise Comptable voilà ce qu'il faut comprendre :
👉 Planifier : tâches stratégiques (formation, amélioration des process...)
👉 Faire : tâches critiques à faire immédiatement (déclarations fiscales, tâches à échéances...)
👉 Éliminer : tâches inutiles (distraction, interruption...)
👉 Déléguer : tâches administratives sans forte valeur ajoutée

Comment appliquer la matrice d'Eisenhower ?

• Prioriser ce qui est important avant que cela ne devienne urgent.
• Éviter les tâches inutiles et limiter les interruptions.
• Déléguer ce qui n’a pas besoin d’être fait par soi-même.

🔹 Exemple concret : Un expert-comptable qui passe trop de temps sur des tâches administratives (classement, facturation) devrait envisager d’automatiser ou de déléguer ces missions pour se concentrer sur l’analyse et le conseil.

Comment réussir à s'améliorer continuellement ?

Inspirée des principes du kaizen japonais et popularisée par James Clear dans Atomic Habits, cette approche repose sur l’idée que de petites améliorations quotidiennes mènent à des résultats spectaculaires sur le long terme.

Si l’on progresse de seulement 1% par jour, l’effet cumulé fait qu’au bout d’un an, on sera 37 fois meilleur qu’au point de départ.

Comment appliquer les "1% better every day" ?

• Optimiser ses processus petit à petit : Chercher chaque jour un moyen de mieux organiser son travail.
• Éliminer les frictions : Réduire les distractions, automatiser des tâches récurrentes, structurer son environnement.
• Créer des habitudes productives : Travailler par cycles de concentration (technique Pomodoro), éviter la surcharge d’informations, faire un bilan hebdomadaire.

🔹 Exemple concret : Un collaborateur en cabinet comptable peut décider d’améliorer un processus de saisie comptable chaque jour en apprenant un raccourci Excel ou en automatisant certaines opérations. En un an, il aura transformé sa productivité.

Finalement cela reprend le concept des intérêts cumulés, que l'on connaît bien dans le secteur financier.

L’organisation et la gestion du temps ne sont pas des talents innés, mais des compétences qui se développent avec les bonnes méthodes. En combinant la loi de Pareto (priorisation), la loi de Parkinson (gestion des délais), la matrice d’Eisenhower (classement des tâches) et le principe du "1% better every day" (amélioration continue), chacun peut considérablement améliorer son efficacité.

Comme le dit le dicton il vaut mieux courir un lièvre qu'après plusieurs. En ce sens, il est préférable de commencer par appliquer une seule de ces méthodes et d’analyser ses effets petit à petit plutôt que d’essayer de tout changer d’un coup.
Avec le temps, une meilleure organisation devient un réflexe et permet d’atteindre ses objectifs avec plus de sérénité et moins de stress.

Mais n'oubliez pas, comme Jacques Attali le dit :