Comment diviser par 3 le temps passé sur la gestion administrative du cabinet ?

Les cabinets comptables passent beaucoup (trop) de temps sur la gestion administrative. C’est du temps que vous ne passez pas sur l’optimisation de la relation client ou votre expertise métier ! Dans cet article, nous vous présentons comment optimiser la gestion administrative de votre cabinet avec quelques fonctionnalités clés.

Automatisez la gestion de vos lettres de missions et de vos factures

Pour l’ensemble des cabinets, la lettre de mission est souvent le premier document pour commencer une relation commerciale. Malheureusement, souvent, cela prend beaucoup de temps !

Le modèle est la première étape pour gagner un temps précieux sur la création de la lettre de mission. Malheureusement, malgré l’existence du modèle, le temps de remplissage des informations par client peut aussi être source d’énergie et de temps.

Pas d’inquiétude, les champs dynamiques peuvent sauver quelques précieuses minutes ! Ces champs peuvent être inclus dans le modèle de la lettre de mission pour un remplissage automatique et efficace.

Des moyens existent pour centraliser toutes ces informations et créer la lettre en quelques clics, Axonaut est l’un d’eux. L’avantage de créer sa lettre de mission depuis un CRM, c’est que toutes les informations y sont déjà renseignées !

Pour s’assurer d’entretenir une bonne relation client, vous proposez peut-être la signature de vos documents à vos clients. Encore une fois : cela prend beaucoup de temps d’envoyer, imprimer, scanner les documents et attendre la signature. Vous pouvez désormais supprimer l’ensemble de ces étapes en proposant la signature électronique. En quelques clics, vos clients pourront signer vos documents, en ligne via un lien sécurisé. De votre côté, vous êtes prévenu et les documents sont automatiquement centralisés sur votre espace.

Concernant la facturation, l’automatisation est également de la partie ! Pensez à vous équiper d’un outil qui crée et envoie automatiquement vos factures clients à la fréquence de votre choix.

Quant au paiement, là aussi vous pouvez gagner du temps ! Proposez à vos clients de régler vos factures, en ligne et en quelques clics, l’option paiement par CB facilitera les paiements factures.

Pas convaincu que vos clients adhèrent à cette option ?

Il existe aussi la possibilité de mettre en place des prélèvements automatiques. Votre client n’a qu’à signer une première fois le mandat, lors de la réception de la première facture d’une longue série.

Le paiement en ligne est un réel atout pour les entreprises afin de réduire les risques d’impayés, véritable fléau pour les entreprises françaises !

Si malgré tout, vous vous retrouvez avec des impayés, un outil comme Axonaut se charge de les relancer automatiquement pour vous après chaque date d’échéance dépassée. Plus besoin de relancer manuellement ou d’oublier vos factures ! Un réel soulagement pour vous ainsi que votre trésorerie.

Facilitez la gestion de vos factures fournisseurs

La gestion des dépenses : un véritable casse-tête ! Une note de frais ajoutée en double, un ticket de restaurant oublié etc. Permettez à vos collaborateurs un gain de temps, ils n’auront plus qu’à prendre en photo le justificatif et le logiciel reconnaîtra automatiquement les caractères.

Centralisez la gestion commerciale de vos dossiers clients

Un dossier client sur le drive commun, un autre enregistré sur l’ordinateur d’un collègue, un email envoyé en double : ce type d’organisation peut nuire à la relation avec votre client.

Pour favoriser également la collaboration interne et externe, un logiciel de gestion centralise tous les informations sur une seule et même interface : documents, emails et agenda.

Connaissez la rentabilité de vos dossiers en temps réel

Adoptez la méthode gestion de projet et suivez la rentabilité et les marges de chacun de vos dossiers clients. En adoptant un outil dédié, il sera également possible de contrôler le temps passé sur chaque tâche assigné à un ou plusieurs collaborateurs.

Créez et programmez des campagnes marketing facilement

Toujours dans l’idée d’être un véritable allié sur vos tâches chronophages au quotidien, équipez-vous d’un outil complet proposant la création et programmation de vos campagnes marketing. Vous pourrez les envoyer aux contacts de votre choix avec la possibilité de filtrer par catégorie de sociétés pour atteindre au mieux votre cible marketing !

En conclusion, un logiciel de gestion vous aidera à centraliser, automatiser et organiser l’ensemble de la gestion administrative de votre cabinet. C’est un véritable allié pour vous permettre de gagner du temps au quotidien et vous recentrer sur votre priorité : et votre expertise comptable et la relation client.