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Les 5 réflexes à adopter au quotidien pour booster votre organisation

Gagner en Productivité 2 janv. 2024

Vous avez tendance à dire souvent “Je n’ai pas le temps” ou “Je suis sous l’eau” ? Cet article va vous apporter des pistes de réflexion pour optimiser votre quotidien et enfin dégager un peu de temps pour vous !

L’excuse du temps peut vite nous dédouaner de tout et nous empêcher d’avancer. Par exemple, nous n’avons pas le temps d’aller faire une heure de sport, mais nous avons le temps de passer 3 heures devant une série Netflix. (Oui ne nous cachons pas, on le sait 😉)

En réalité, nous avons tous 24 heures dans notre journée que nous pouvons allouer de différentes façons, que ce soit au travail, dans le cadre des études, dans l’associatif, le sport, la famille, la détente, etc.

La prochaine fois que vous direz, pour vous dédouaner ou par politesse “Je n’ai pas le temps”, demandez-vous ce que cela signifie vraiment :

  1. Je n’ai pas envie / ne vois pas l’intérêt d’accorder du temps à ce projet
  2. J’aimerais y accorder du temps, mais j’ai choisi d’allouer ce temps à une autre activité
  3. J’aimerais y accorder du temps, mais je suis contraint(e) d’allouer ce temps à une autre activité

J’aimerais faire du sport mais je préfère regarder une série Netflix. Dans ce cas, si vous voulez introduire le sport dans votre quotidien, vous pouvez trouver des stratégies :

  1. Je m’autoriserai à regarder 2 heures de séries Netflix si j’ai fait 1 heure de sport avant
  2. Je peux faire mon programme sportif devant Netflix

Et sinon, vous pouvez aussi abandonner l’idée de faire du sport et accepter de préférer d’autres activités.

Et si vous voulez faire 1 heure de sport et 3 heures de Netflix, mais que vous n’avez que 3 heures de libre, il va falloir trouver une heure quelque part en optimisant votre temps.

S’organiser comme une machine pour vivre comme un humain” Jean De La Rochebrochard

Voici 5 réflexes à adopter pour libérer du temps dans votre journée :

#1 Zéro Inbox

Près de 20% des Français estiment aujourd’hui la subir la charge mentale de manière excessive.

Vous devez penser à tout, tout le temps et c’est épuisant. Pour commencer, vous pouvez appliquer la méthode du “zéro inbox”. Dès qu’un email est lu, il est soit :

  • Déposé dans un dossier “Traité”
  • Supprimé
  • Replanifié pour une autre date et heure

Régulièrement dans la semaine, votre boîte email est vide ! Quelle satisfaction 🤩

Par exemple, vous recevez le lundi :

  • Une newsletter que vous lirez vendredi après-midi → Renvoyez-la vendredi
  • Un email pour lequel vous devez faire une tâche → Enregistrez-le dans votre outil de gestion de tâches et rangez-le dans traité
  • Un email auquel vous avez répondu → Dans le dossier “Traité”

#2 Accélérer le curseur de la souris

C’est une astuce très facile à mettre en place et qui va changer votre quotidien.

En effet, en accélérant le curseur de votre souris, vous optimisez aussi la vitesse à laquelle vous effectuez vos tâches sur ordinateur.

  1. Allez dans les paramètres de votre ordinateur
  2. Accélérez au maximum la vitesse de votre souris
  3. Vous mettrez entre 1 et 2 jours pour vous habituer

Et ensuite vous ne pourrez plus vous en passer ! 🚀

#3 To do

On n’aime pas toujours être mis dans des cases, pour autant, on aime généralement les cocher ! ✅

Vous vous dites souvent : “Il faut que je pense à faire ça”, “Oups, ah oui c’est vrai j’avais oublié !” ?

L’accumulation de choses à penser crée un stress supplémentaire dans notre organisation du quotidien et peut créer le sentiment d’être submergé. La meilleure solution : sortir toutes ces idées de votre tête et les ranger dans votre outil de gestion des tâches !

Il existe de nombreux outils de gestion des tâches. Mon préféré est Asana car il est simple à utiliser, permet une bonne collaboration et de découper chaque tâche en sous-tâches avec différentes échéances. Il comprend aussi de nombreuses automatisations très pratiques.

Vous pouvez aussi tester Monday, Todoist, Planner, Google To Do, etc. Cela marche aussi sur une feuille de papier, mais ce n’est pas très collaboratif.

L’important n’est pas l’outil, mais de vous créer cette habitude chez vous !

#4 Wiki

Que ce soit dans le cadre pro ou perso, la façon de ranger vos idées, documents, ressources, est la clé d’une organisation optimale. 💪

Pour cela, j’utilise Notion. Cet outil est magique car il permet de regrouper toutes les informations dont vous avez besoin à un seul endroit, sous divers formats et il est intégré avec tous les outils que vous utilisez au quotidien. Son vrai plus est l’organisation visuelle de la plateforme, ce qui rend très simple la navigation.

Par exemple, dans le cadre des cours, vous pouvez l’utiliser pour :

  • Créer un tableau de bord avec les ressources importantes (planning, prise de notes, etc.)
  • Prendre des notes pendant vos cours et les ranger par catégories sous forme de bases de données
  • Ranger les PowerPoints, PDF, liens, photos et autres documents utiles
  • Créer et suivre votre planning
  • Partager des ressources en un clic
  • Utiliser la recherche pour retrouver n’importe quel élément instantanément

Les clés de la réussite :

  • Bien nommer vos documents
  • Ranger chaque élément de façon logique
  • Ne jamais écrire deux fois les mêmes informations → Préférer faire des liens entre les éléments

#5 Les automatisations

Cela vous est-il déjà arrivé de refaire deux fois une même action sans valeur ajoutée à être réalisée par un humain ? Si oui, alors il faut chercher à l’automatiser ! 🤖

Nous passons beaucoup de temps à répéter les mêmes actions, à réécrire les mêmes phrases alors que cela peut être automatisé avec de nombreux outils.

Vous allez toujours sur les mêmes sites :

  • Mettez-les en favoris
  • Installer l’extension eesel pour naviguer plus rapidement sur Chrome

Vous écrivez souvent les mêmes phrases ?

  • Téléchargez l’extension TextBlaze et créez des raccourcis de texte à utiliser partout (email, LinkedIn, Notion, documents, etc.)

Vous répétez souvent les mêmes actions ?

  • Utilisez Zapier ou Make pour les automatiser ! Ces outils vous permettent de connecter deux outils entre eux et de vous créer un processus automatique.

Vous écrivez beaucoup ?

  • Téléchargez MerciApp pour éviter les fautes
  • Utilisez Touche Windows + H pour dicter votre texte

Maintenant, à vous de jouer pour les mettre en place !

“La discipline est un facteur clé de différenciation entre les gens heureux et les autres.”.

J’espère que cet article vous aura donné envie de tester ces astuces et d’aller plus loin dans l’organisation.

Alors, qu’allez-vous faire de tout ce temps gagné ?

Mots clés

Audrey Brullon

Bonjour 👋 Moi, c'est Audrey. Je suis la Co-Fondatrice de Lamacompta, le site d'emploi 100% dédié aux cabinets d'expertise comptable et à leurs candidats. Je vous partage mes secrets marque employeur !