Réduire la charge mentale au quotidien en 2 actions
La charge mentale au travail est un véritable fléau pour de nombreux professionnels, en particulier dans des métiers exigeants comme la comptabilité. Entre les emails incessants, les échéances fiscales, la gestion des clients et les tâches administratives, il devient difficile de rester serein et productif. Heureusement, certaines méthodes éprouvées permettent d’alléger cette pression. Parmi elles, la stratégie du "zéro inbox" et la planification des tâches figurent parmi les plus efficaces.
📨 Adopter le Zéro Inbox pour un esprit plus léger
Qu'est-ce que le Zéro Inbox ?
Le concept du zéro inbox consiste à maintenir sa boîte mail vide ou presque vide en permanence. L’objectif ? Éviter l’accumulation de messages non lus qui génèrent du stress et une sensation de débordement.
Comment y parvenir ?
1️⃣ Traiter les emails immédiatement selon la règle des 2 minutes
Si un email peut être traité en moins de deux minutes (réponse rapide, archivage, suppression), faites-le immédiatement. Cela évite une surcharge inutile.
2️⃣ Utiliser des dossiers de tri et des libellés
Créez des catégories comme :
- À traiter : emails nécessitant une action spécifique.
- En attente : emails pour lesquels vous attendez une réponse.
- Archives : emails que vous souhaitez conserver mais qui ne nécessitent aucune action immédiate.
3️⃣ Fixer des créneaux de consultation des emails
Évitez de vérifier vos emails en continu, cela fragmente votre concentration. Préférez des plages horaires dédiées (par exemple, 3 fois par jour : matin, midi et soir).
4️⃣ Se désabonner des newsletters inutiles
Trop de newsletters encombrent votre boîte mail ? Désinscrivez-vous de celles qui ne vous apportent aucune valeur.
🗓️ Planifier ses tâches pour éviter la saturation
La planification permet de structurer sa journée et d’éviter la procrastination ou l’impression de toujours courir après le temps.
Planifier c'est aussi savoir s'organiser et c'est qui fait la différence sur une bonne gestion.
Comment bien planifier ses tâches ?
1️⃣ Utiliser la méthode du "Time Blocking"
Cette technique consiste à bloquer des plages horaires pour chaque tâche importante. Exemple :
- 9h-10h30 : clôture de dossiers clients
- 10h30-11h : traitement des emails
- 11h-12h30 : préparation des déclarations fiscales
L'idée est de traiter chaque tâche en profondeur sans interruptions.
2️⃣ Prioriser avec la matrice d’Eisenhower
Cette méthode classe les tâches selon leur urgence et leur importance :
- Urgent et important : à faire immédiatement.
- Important mais non urgent : à planifier.
- Urgent mais non important : à déléguer si possible.
- Ni urgent ni important : à supprimer.
3️⃣ Planifier la veille pour une meilleure clarté
Prenez 10 minutes en fin de journée pour organiser votre planning du lendemain. Vous commencerez ainsi la journée avec un plan précis et moins de stress.
L'avantage de cette habitude c'est qu'elle vous permet de finir votre journée en ayant fait un état de lieu des missions réalisées et le point de reprise pour le lendemain. Cela permet de faire une coupure entre travail et vie pers, surtout lorsque l'on fait du télétravail.
🎁 D'autres Stratégies pour Réduire la Charge Mentale
En complément du zéro inbox et de la planification, voici d’autres pratiques qui peuvent considérablement alléger votre charge mentale :
- Automatiser certaines tâches répétitives : utilisez des outils comptables et des logiciels de gestion pour éviter de perdre du temps sur des opérations chronophages (on vous parle de tout ça dans le prochain article).
- Apprendre à dire non : ne surchargez pas votre emploi du temps avec des tâches non essentielles.
- Prendre des pauses régulières : même de courtes pauses aident à maintenir un bon niveau de concentration et à réduire la fatigue mentale.
- Déconnecter en dehors du travail : fixez des limites claires pour préserver votre équilibre personnel et éviter l’épuisement professionnel.
Réduire la charge mentale au travail est essentiel pour gagner en productivité et en sérénité. En appliquant des méthodes comme le zéro inbox et une planification efficace des tâches, vous reprendrez le contrôle de votre quotidien professionnel. En complément, l’automatisation, la délégation et une meilleure gestion des priorités contribueront à un environnement de travail plus sain et plus performant.
