Réussir la 1ère semaine de votre nouvelle recrue

💡 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. (Workelo) Faisons en sorte que cela ne soit pas votre cas. Normalement, vous avez déjà soigné la pré-intégration, géré tous les aspects administratifs et matériels pour que votre nouvelle recrue soit accueillie dans les meilleures conditions.

Je vous entends déjà dire, “je n’ai pas le temps pour ça, je travaille moi”.

Il ne s’agit pas de temps perdu mais d’un investissement pour le développement de votre cabinet d’expertise comptable.

Les chiffres le prouvent :

• Une intégration ratée vous coûte 7000€, vous le savez,
• Le remplacement du départ d’un collaborateur vous coûte entre la moitié de son salaire annuel, et le triple de celui-ci. (Momen)

Lorsque l’on sait qu’une recrue qui passe par un processus d’intégration complet a environ 58% de chances de plus de rester au sein de votre société (Workelo), les quelques heures passées à préparer l’arrivée et à accueillir votre nouvel arrivant ne paraissent plus si futiles. Avec les bons outils, un peu d’automatisation et de l’organisation, vous verrez que c’est du gâteau ! 🍰

➡️ Objectifs

Vous n’avez qu’une chance de faire une bonne première impression. Que va dire votre collaborateur à sa famille en rentrant chez lui le soir ? Quelque chose du style : “Ce cabinet est vraiment le bon. L’accueil a été parfait, je m’y sens bien.” Vos objectifs sont donc :

1. Faire découvrir le cabinet et ses règles de vie au nouveau collaborateur
2. L’imprégner de la culture et des valeurs du cabinet
3. Lui permettre de faire connaissance avec l’équipe
4. Rassembler les conditions pour qu’il puisse prendre en main son poste

La première semaine est décisive, chaque action compte ! Nous listons ici les actions qu’il ne faudra pas oublier pour une intégration réussie.

Votre recrue doit se sentir VRAIMENT attendue

L’environnement de travail

À son arrivée, le nouveau collaborateur est bien accueilli et découvre son espace de travail que vous avez préparé avec soin :

• L’ordinateur est arrivé et est paramétré avec ses accès,
• Il y a tout le matériel de qualité nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions (écran, clavier, souris, chaise, casque, adaptateur, etc.),
• Une touche personnalisée : un mot écrit à la main ou un mug avec son prénom, par exemple. Pack de bienvenue ne signifie pas goodies à gogo. Le cadeau doit être utile, responsable et personnel.

Voici un exemple du poste de travail d’une nouvelle recue chez Lamacompta :

Il y a tellement de nouveaux arrivants qui arrivent devant un bureau vide. En suivant les conseils précédents, l’effet waouh est garanti ! 💥

Le petit déjeuner d’accueil

Afin de faire connaissance avec l’équipe et commencer dans une ambiance conviviale, vous pouvez organiser un petit déjeuner à l’arrivée de votre nouvelle recrue. Ce moment permet à chacun d’identifier le collaborateur et c’est l’occasion de présenter son poste et ses missions, afin que tout le monde soit bien informé.

Accompagner et familiariser à la culture d’entreprise

Le point RH consiste à :

• Vérifier que tout l'administratif est au clair,
• Présenter la charte de l'entreprise
• Donner le planning de la semaine
• Répondre aux questions

Votre collaborateur ne sait pas comment vous fonctionnez. Il peut se poser tout un tas de questions comme :

• Y a-t-il un dress code ?
• Y a des places attitrées dans le frigo ?
• Comment fonctionne la prise de congés ?
• Si j’ai une question, est-ce que je me déplace, j’appelle, j’envoie un email, un message ?

C’est lors de ce rendez-vous que vous lui présentez tout ça. Plus vous lui partagrerez les bonnes pratiques de votre cabinet et plus il deviendra à l’aise.

Le parrainage ou mentorat

87% des entreprises considèrent que l’affectation d’un parrain ou d’une marraine est un moyen efficace d'accélérer l'intégration et d’en améliorer les conditions. Vous souvenez-vous de votre premier jour en cabinet ? Commencer dans un nouvel environnement est toujours un peu déroutant et être bien accompagné rend l’intégration plus aisée.

Les 5 missions du parrain / marraine / mentor :

🤗 Mettre en confiance
👋 Etre pro-actif dans son accompagnement
👂 Organiser des moments d’échanges
👨‍👩‍👧‍👦 Favoriser l’intégration de la recrue dans l’équipe
📌 Répondre à ses questions et l’orienter

💡 Notre conseil : Il faudra éviter de donner le rôle de parrain / marraine à quelqu’un qui ne le désire pas. Si aucun collaborateur n’accepte, il vaut mieux abandonner le programme de parrainage plutôt que de contraindre quelqu’un à le faire. Egalement, il est conseillé d’attribuer un(e) parrains / marraine qui n’a pas de lien hiérarchique avec la nouvelle recrue.

L’histoire, la vision et la mission

En plus de vous assurer que votre nouvel arrivant prend ses marques sous l’œil bienveillant de son parrain ou de sa marraine, vous devez faire en sorte qu’il s’imprègne de votre culture et en comprenne les codes. Pour cela, c’est à vous, Chefs d’entreprise et Manager de lui transmettre l’histoire du cabinet, sa vision et sa mission. Votre collaborateur a besoin de comprendre :

➡️ Où voulez-vous l’emmener ?
➡️ Pourquoi vous suivre ?
➡️ Comment y aller ?

💡 Notre conseil : prenez le temps dès les premiers jours de lui présenter ces éléments, lors d’un échange informel mais cadré.

Par exemple, chez Lamacompta, l’un des associés passe une heure avec chaque nouvelle recrue durant sa première semaine pour présenter la génèse de l’entreprise, son “pourquoi” (le fameux Why de Simon Sinek), sa vision et sa mission. Chez Lamacompta, au-delà d’aider les cabinets d’expertise comptable à recruter, nous avons un rôle à jouer sur l’attractivité du métier, et il est très important que chaque personne de l’équipe soit consciente de cela.

Les questionnaires de Microsoft ont révélé que le temps passé en tête à tête avec leur manager au cours des premiers jours était pour les employés sondés le critère le plus important d’un onboarding réussi.

Vous pouvez faire le choix de ne donner votre livret d’accueil (voir formation sur la pré-intégration pour le modèle) que lorsque la personne arrive dans l’entreprise. Auquel cas, pourquoi pas rendre ce livret d’accueil ludique ! Vous pouvez par exemple créer des texte à trous dans votre livret d’accueil pour pousser le collaborateur à aller chercher l’information par lui-même.

Par exemple :

“Le cabinet a été créé en ……..”, Nos valeurs sont …….. et ……… → Le candidat trouvera cette information sur le site web

“Notre dernière sortie teambuilding a eu lieu à ………….” → Votre nouvelle recrue va devoir solliciter l’équipe pour cette question.

Après deux semaines, nous retenons 10% de ce que nous avons lu, et 90% de ce que nous disons et faisons.

L’objectif ici est de lui faire retenir les éléments importants et créer du lien avec l’équipe grâce au remplissage du livret.

👉 Pour aller plus loin : Si vous avez plusieurs nouveaux collaborateurs qui arrivent le même jour, vous pouvez imaginer une chasse au trésor. Cela leur permettra aussi de faire connaissance et créer un effet “promo” qui favorisera leur fidélisation.

Assurer la bonne intégration dans l’équipe

Le vis ma vie

Le vis ma vie est une belle opportunité de créer du lien tout en formant la nouvelle recrue.

Comment ça marche ?

Une personne de chaque service accueille pendant une vingtaine de minutes le collaborateur pour lui faire découvrir son poste, ses enjeux et ses liens avec les autres équipes.

💡 Le + : cela prévient les futurs éventuels conflits liés à une incompréhension entre les services.

Formation aux logiciels et outils internes

Vous êtes tenté de faire le tour des bureaux le matin et de laisser votre nouvelle recrue se débrouiller l’après-midi avec quelques collègues occupés, mais prêts à donner un coup de main ? Après tout, il peut ouvrir un classeur et lire les procédures tout seul. 📚

🚨 Je vous le déconseille fortement. J’ai souvent entendu des associés de cabinet me répondre “Il est déjà en retard quand il arrive. Si on lui fait perdre plus de temps, il ne le rattrappera jamais !” Une bonne intégration nécéssite de mettre le collaborateur dans les meilleures conditions pour réussir à son poste et se projeter à long-terme dans votre entreprise. Plus vous allez lui donner du contexte et lui permettre de créer du lien dès le début, plus il va être productif en commençant à son poste.

Nous avons abordé la phase d’intégration avec l’équipe, maintenant, il est temps de passer à la formation aux logiciels et pratiques internes.

Votre nouvelle recrue n’utilisait peut-être pas les mêmes outils que vous et peut-être pas de la même façon. Valorisez des collaborateurs pédagogues en leur donnant le rôle de formateurs internes. (Ce ne serait pas une mission que vous pourriez aussi proposer à vos clients ? 💡)

Pour permettre à votre collaborateur d’apprendre dans les meilleures conditions, mettez-le en binôme avec un collègue, qui pourra lui expliquer comment vous fonctionnez.

Egalement, donnez-lui accès à toutes les procédures. Un bon manuel de procédures :

• Est dématéralisé
• Comprend un système de recherche efficace
• Est mis à jour collectivement au fûr et à mesure

Vous pouvez par exemple créer vos procédures sur Notion. Ce logiciel a l’avantage d’être accessible sur le web, d’avoir une recherche ultra-performante et de proposer une mise en page adaptée. Cela fonctionne aussi sur Google ou Word, mais la facilité de recherche ne sera pas la même.

👉 Pour aller plus loin, des outils comme l’extension Chrome Tango, permettent de créer des captures d’écran automatiquement pendant que vous réalisez l’action que vous voulez transcrire en procédure. Un copier coller dans Notion et votre procédure est prête !

4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. (Deloitte)

Checklist de l’intégration

Téléchargez liste à cocher pour ne rien oublier durant la phase d’intégration de votre nouvelle recrue.

⚠️ Attention : une tâche = un responsable = une échéance !

Liste à copier/coller 👇

Administratif et matériel

• [ ] Créer et envoyer la fiche de poste
• [ ] Préparer le contrat de travail
• [ ] Envoi du formulaire administratif et gestion de la mutuelle
• [ ] Envoi et signature du contrat de travail
• [ ] Créer une adresse email et préparer les accès aux logiciels
• [ ] Commander le matériel (ordinateur, souris, écran, crayons, etc.)
• [ ] Préparer le kit d‘intégration (mug, tee-shirt, mot, etc.)

Intégration et convivialité

• [ ] Envoi de l'email de bienvenue
• [ ] Envoi de l'email de présentation à l'équipe
• [ ] Organisation d'un moment convivial avant le jour J
• [ ] Prévoir un petit déjeuner d’accueil
• [ ] Visite des locaux
• [ ] Point RH
• [ ] Point présentation de l'entreprise
• [ ] Point avec le manager

Suivi et formation

• [ ] RDV avec chaque équipe pour découvrir son poste
• [ ] Formations sur les outils de l'entreprise
• [ ] Point de fin de semaine avec l'équipe
• [ ] Debrief de fin de semaine avec le manager
• [ ] Envoi du Rapport d'étonnement
• [ ] Point mensuel avec le manager